acerca del SPAM

Hay momentos en la vida de las organizaciones o de los individuos en la que nos damos cuenta de que enviar muchos correos electrónicos puede ayudarnos en la consecución de objetivos, quizá dar a conocer un evento, quizá atraer más clientes, informar de avances de proyectos o crear conciencia respecto de algún tema.

El problema viene cuando nos encontramos conque en forma normal a esta actividad se le denomina "correo basura", "envíos indiscriminados" o "SPAM", y se encontrará conque hay inmensos esfuerzos por frenar esta práctica.

Los obstáculos con los que se puede encontrar van desde que usted haya enviado miles de correos y ninguno haya llegado a su destino, hasta cosas como que sea usted boletinado como spammer, mal visto por muchos servidores y por ende bloqueado como ocurre con muchos dominios..

Sin embargo es una actividad que, correctamente regulada, puede representar una opción para darle movimiento a muchos proyectos.

Hay dos formas básicas para el envío masivo de correos; la sencilla, que es la que abordaremos en este momento y la profesional, misma que ya requiere de una robustez tecnológica más amplia.

En este caso me quiero enfocar a organizaciones de tamaño pequeño o mediano, es decir, que cuentan con una o sólo unas pocas computadoras, que no cuentan con un servidor dedicado y tampoco con un soporte informático avanzado que les ayude a administrar el envío de correos.

Primero que nada hay que aplicar unas reglas de etiqueta de Internet (o netiquettes). Ver http://es.wikipedia.org/wiki/Netiquette

2. Escriba correctamente, en mayúsculas y minúsculas (altas y bajas), con acentos (a menos que tenga la certeza de que el texto no llega correctamente), sin abreviaciones, con separación de párrafos, sangrías y otros elementos de escritura que hagan lo más fácil posible al lector la comprensión de lo que se escribe. Recuerde que es más difícil leer en pantalla que en papel.

3. No sea grosero. El lenguaje tiene que estar bien pensado y pensando en ser cortés, no importando que se esté debatiendo algo muy acalorado. A menos claro, que una regla del grupo permita lo contrario.

4. Nunca envíe un correo masivo, o realice un reenvío, mostrando las direcciones de los demás que reciben el mensaje, ya que de lo contrario compromete la privacidad de terceros. Envíelo como copia oculta (CCO - BCC); en ese caso, el remitente debe ser usted mismo. Le propongo un ejemplo. Imagine que por azares del destino tengo en mi poder el correo electrónico de Bill Gates, y él me envía un chiste y yo deseo compartirlo con mi lista de correos de 2,000 integrantes, sin haber quitado su dirección previamente... después no debería quejarme si ya no me comparte su nuevo correo después que tuvo que sacudirse a cientos de personas que le escribieron para pedirle dinero o un consejo para su Windows. ¿me di a entender?

5. El asunto debe ser conciso y a la vez un resumen del tema del que trata el correo, lo que permite que los lectores clasifiquen, disciernan y administren mejor el correo. No envíe estrategias de mercadotecnia baratas como: "Asombroso", "Tienes que leer esto", "Hi", ""importante", etc.

6. Mande ideas organizadas y no temas revueltos. Si es necesario intercambiar distintas ideas es posible que convenga enviar cada idea en correos distintos. Por ejemplo, "Mi vida, quiero ver tres puntos contigo: 1. cómo nos organizamos con los niños en la tarde, 2. Cómo resolvemos lo de la tintorería y 3. De lo del perro del vecino"

7. Todo lo que se dice en un correo electrónico puede salir publicado en el New York Times mañana, así que piense bien lo que dice, mantenga su privacidad y la de su interlocutor reservada.

8. No, no y no. Los correos cadena son nocivos para todos y es verdaderamente improbable que pueden estar fundamentados en algo bueno. Es de muy mal gusto enviar amenazas como "si no envías este correo a 10 personas más se te van a caer las orejas" o cosas por el estilo. Si un correo cadena ya de por sí es molesto para mucha gente, más nocivo se vuelve cuando se envía a con las direcciones de la gente a la que le llegó también; es de hecho una forma que tienen los spammers para hacerse de correos electrónicos e inundar con basura los correos de sus conocidos. Si usted considera que la información es interesante, discrimine un poco de a quines les manda el mensaje, filtre los mensajes nocivos (como las amenazas), borre las direcciones que venían con el “original” y cumpla la regla 4. Si le escriben de “urgencia” para que boletine entre sus conocidos alguien que “requiere urgentemente un trasplante de cerebro”, primero confirme la veracidad de la urgencia y luego juzgue si vale la pena el envío.

Si busca inmediatez recurra al teléfono. Recuerde que por mucho que usted envíe un correo diciendo “fiesta en 20 minutos, va tu exnovia, nos vemos allá”, no significa que el destinatario vaya a revisar su correo como si estuviera todo el día esperando sólo ese mensaje. No puede responsabilizar a nadie por leer su correo dos días después.

En las respuestas trate de llevar el hilo de las conversaciones. Escriba un resumen del tema o incluya el mensaje original.
No envíe archivos adjuntos de mucho peso (más un Mb ya puede resultar pesado para mucha gente), a menos que se trate de un archivo solicitado.
Recuerde que, a menos que sea usted literato reconocido, es posible que no logre expresarse correctamente en su misiva, así que no se vale reprocharle a nadie que no se hayan entendido sus emociones o intenciones. No todos entienden correctamente los emoticones y otros aditamentos.
No olvide saludar y despedirse.
Hay que firmar lo que se envía.

Después de este breviario cultural, entremos en puntos que debe contener un boletín electrónico.

Hay que darle a cada usuario, siempre, la oportunidad de cancelar su suscripción, situación por la cual es importante que se establezca el método de cómo se suscribe al usuario y cómo se le desuscribe y, además, cumplir con las solicitudes de cancelación. Esto es importante pues siempre será mejor tener un usuario contento que uno enojado que pueda sentirse atraído a boicotearle a usted.
Envíe sólo aquellos temas que usted prometió (en algún momento) publicar dentro de su boletín. No se salga de su propia línea editorial.
Retroaliméntese de sus usuarios y mejore o corrija aquellas cosas que mejoren su boletín, aunque recuerde también que no podrá complacer a todos.
Puede enviar a una base de datos amplia, una muestra de su boletín, pero hágalo sobre la premisa de que deberá estar conciente de que ese mismo día cancelarán muchos de sus potenciales suscriptores su suscripción y hasta es posible que alguno se enoje mucho e intente boletinarlo como spammer o algo peor. Recuerde que una vez que se han desuscrito no hay que volverlos a introducir más adelante a la lista. Nunca hay que convertirse en un hostigador electrónico.
Cuando la gente cancele su suscripción es viable enviarle una invitación para que más adelante se vuelva a suscribir. Esta quizá sea oportuno hacerlo dentro de la confirmación de cancelación, pero nunca le responda con una grosería o demuestre aflicción porque hayan cancelado su suscripción. La gente tiene mil motivos para cancelar y la gran mayoría no tienen nada que ver contra usted.
Intente en lo posible ser minucioso en la redacción y selección de los temas a tratar. Considere los diferentes puntos de vista de sus lectores y evite (a menos que sea el motivo de su boletín) generar polémicas.
Siempre existe la posibilidad de que incluya publicidad o propaganda dentro de este medio. Considérelo si le trae beneficios, pero tenga presente que a su vez puede generar cancelaciones si se percibe que abusa del medio.
Hay que buscar en lo posible que se traten temas de interés general para el público específico y yo en lo personal no le recomendaría que haga demasiado énfasis en hacer labor de venta; es decir, no vaya a perder la amenidad por enjaretar un producto.
Coloque en su página de Internet y en distintos lados una invitación para que la gente se suscriba al boletín.

La forma correcta de iniciar un boletín.

Aspectos técnicos.

Es sumamente adecuado realizarlo en el formato html de forma que cuente con posibilidad de modificar todos los elementos y garantizar que se pueda ver correctamente en Internet y en los administradores de correo.

Es posible enviar imágenes y hasta animaciones y videos dentro de su boletín; sin embargo es altamente sugerente que ninguno de estos archivos se encuentre directamente en el correo que usted envía y, de hecho, lo adecuado es que estos achivos se encuentren previamente publicados en su servidor; es decir, a través de un ftp debe localizar sus archivos con una dirección parecida a www.estudiod3.com/archivosboletin/imagen.jpg . De forma que el correo tenga un peso pequeño y, aún así, invocar a las imágenes, audios, videos o animaciones que se encuentren en su sitio.

En un inicio es recomendable hacer uso de un administrador de correo comercial como Outlook Express, Thunderbird u otro (es muy posible que no pueda hacerlo desde Outlook normal, pues no permite incluir archivos html), aunque, si se incrementa en muchos cientos de integrantes la lista de distribución seguramente tendrá que recurrir a otras técnicas.

Previamente tiene que realizar su lista de distribución, lo cual se realiza de la siguiente manera: Abre su libreta de direcciones (por supuesto la del administrador de correo) y crea una nueva lista de distribución; quizá se llame nuevo grupo o algo así, y le asigna el nombre que usted considere conveniente como: boletín.

Una vez que ha hecho su lista de distribución, normalmente sólo tendría que arrastrar y soltar a cada persona dentro de la lista. No se preocupe pues esta operación no quitará a ninguna dirección de su lugar original.

Haga un correo nuevo y coloque su propio correo en el destinatario, como si se enviase a usted mismo el correo. Envíe una CCO (Copia Oculta Para) a la lista de distribución.

En el área del mensaje pida al administrador de correo que incluya el archivo .html en donde usted realizó el boletín. En Thunderbird sólo es cuestión de adjuntarlo. En Outlook Express tiene que insertar archivo web o html (revise la casilla de debajo de la ventana de insertar para que le habilite la visión de archivos html).